Sok vállalkozás számára az ügyfelekkel és az ügyfelekkel való kommunikáció legkedveltebb eszköze az e-mail. Sok vállalat azért használja ezt a kapcsolattartási módot, mert úgy véli, hogy a legtöbb ember naponta ellenőrzi az e-mailjeit. Bár ez igaz lehet, nem minden, a vállalkozások által gyűjtött e-mail cím pontos, és még néhány helyes cím is lehet inaktív.
Itt válik szükségessé egy e-mail ellenőrzési folyamat. Az e-mail ellenőrzési folyamat biztosítja, hogy a vállalat levelezési listája biztonságos, ellenőrzött és hitelesített e-mail címek. Az e-mail ellenőrző szolgáltatás hiánya azért lehet, mert a legtöbb vállalat nincs tisztában annak sikerességi arányával és előnyeivel. Emellett csak kevesen tudják, hogyan működik az ellenőrzési folyamat, és milyen eszközöket lehet könnyen használni.
Mi az Email Ellenőrzési folyamat
Az e-mail ellenőrző eszközök fantasztikus tulajdonsága, hogy anélkül, hogy üzenetet küldenének egy címre, megerősíthetik, hogy az aktív. Ahhoz, hogy egy vállalkozás virágozhasson és pozitív hírnevét megőrizze, a levelezőlistán szereplő címzetteknek valódi személyeknek kell lenniük. A hamis e-mail címek képesek tönkretenni egy vállalat kézbesíthetőségét és hírnevét.
Vannak speciális ellenőrzési lépések az olyan üzenetek küldéséhez, amelyek nem pattannak vissza. Az e-mail ellenőrző szoftver egy automatizált program, amelyet arra használnak, hogy e-mail megerősítése címek ömlesztve, hogy időt és kézi munkát takarítson meg.
Úgy működik, hogy adatokat kér le egy alkalmazásból, és továbbítja azokat a feladónak. Erre példa az Application Programming Interface (API), egy olyan szoftver, amely teljes levelezési listákat elemez, hogy megakadályozza a hamis feliratkozásokat és az érvénytelen adatokat.
Hogyan néz ki az e-mail érvényesítési folyamat?
Szintaxis ellenőrzés: Itt a szoftver biztosítja, hogy az olyan hibák, mint a rosszul elhelyezett szóközök, vesszők, pontok és domain-kiterjesztések hiányoznak.
Példák a helytelen szintaxisra:
abcd@domain(dot)(dot)com - Dupla pontok
abcd@domain(dot) - Hiányzó kiterjesztés
top sites@domain(dot)com - Felesleges szóköz a top és a sites között
wxyz @domain(dot)com - Felesleges szóköz a @ előtt
wxyzdomain(dot)com - Hiányzik @
ijkl@domaincom - Hiányzó pont
Domain ellenőrzés: Ez a lépés megerősíti, hogy a domain név helyes és létezik. Erre a megerősítésre azért van szükség, mert a regisztráció során a felhasználók sietve rossz domaint adhatnak meg. Mivel egy halott domain egy halott e-mail címet is jelent, ez az ellenőrzés segít biztosítani, hogy az e-maileket egy működő domainben tárolják.
E-mail ping: Ezt a funkciót nem minden e-mail ellenőrző eszköz kínálja, de ez a funkció biztosítja az e-mail címek minőségét kis vagy nulla hibával. Az e-mail ping teszt segít meghatározni egy cím aktív állapotát. Ezt követően ping monitoring teszt annak megállapítására, hogy egy adott eszköz online és működőképes-e, az ellenőrzési folyamat befejeződött. A címek ezután a következő kategóriákba kerülnek: Érvénytelen, Mindent elfogad, Biztonságos küldés stb.
Okok, amelyek miatt egy vállalkozásnak e-mail ellenőrzést kell végeznie
1. Biztosítja a címzettek valódiságát és csökkenti a visszapattanó e-maileket.
Az e-mail ellenőrzés hasznos eszköz az e-mail kampányok visszautasítási arányának csökkentésében és a vállalat hírnevének védelmében. Ezek a visszapattanások akkor fordulnak elő, amikor az e-mailek nem jutnak el a címzetthez, mert a címeket a felhasználó deaktiválta, érvénytelenek vagy hamisak. Minél több a visszalépési arány találkozik, annál nagyobb az esélye, hogy az e-mail kampány szolgáltatója lezárja a címét. Egy ellenőrzési folyamat révén dönthet úgy, hogy eltávolítja azokat a címeket, amelyek nem valószínű, hogy üzeneteket kapnak.
A hamis és érvénytelen e-mail címeket gyakran akkor használják, amikor a felhasználó nem akarja megosztani az e-mail címét, amikor erre kérik. Ilyen esetekben a kézi ellenőrzés nem biztos, hogy felismeri az ilyen hamis adatokat. Az automatizált ellenőrző szoftverek azonban igen. Ha ellenőrzi, hogy üzenetei eljutnak-e a címzettekhez, megbízható küldővé válik, és csökkenti a feketelista kialakulásának esélyét.
2. Kiemeli és megelőzi a hibákat
Tévedni emberi dolog, mondják. Az emberek általában hibáznak az adatok megadásakor, különösen, ha sietve vagy fáradtan végzik. Az e-mail ellenőrzés lehetővé teszi a webhely tulajdonosai számára, hogy azonosítsák a felhasználók által a regisztrációs szakaszban elkövetett tipográfiai hibákat. A megerősítéshez egy adott név különböző írásmódjait is meg tudja adni.
Azzal, hogy tudatja a felhasználóval, hogy valami nem stimmel az adataival, csökkenti a hibás címek számát. Ennek eredményeképpen javul a feliratkozási folyamat, és a levelezőlistán szereplő felhasználói adatok pontosabbak lesznek.
3. Fokozhatja az e-mail elkötelezettséget, az átkattintási és megnyitási arányt.
A statisztika, a legtöbb személynek egynél több címe van. 10-ből körülbelül 3 személy megváltoztatják másodlagos e-mail címüket évente többször. Ez a helyzet azt jelenti, hogy olyan felhasználónak küldhet üzeneteket, aki megváltoztatta vagy megszüntette egy adott e-mail cím használatát. Egy munkahelyi változás vagy előléptetés azt jelentheti, hogy egy személynek már nincs szüksége bizonyos szolgáltatásokra. Mégis kap e-maileket, mivel a feladó nem végez e-mail-ellenőrzési folyamatot.
Például egy egyedi írásbeli szolgáltatások weboldal jobb forgalmat generál egy diáknak küldött üzenetekkel, mint egy befektetési bankár, akinek nincs szüksége ilyen szolgáltatásokra. Marketing szempontból az ilyen e-mailek értelmetlenek és felesleges erőfeszítéseket pazarolnak.
A sikertelen e-mail szolgáltatók is leállnak, aminek következtében a felhasználók e-mail fiókjai inaktívvá válnak, és ebben az esetben a felhasználók nem tudnak üzeneteket küldeni, fogadni vagy hozzáférni. Az e-mail adatok ellenőrzésével megszabadulhatunk az inaktív, deaktivált és irreleváns e-mail fiókoktól.
Még ha ez kis levelezőlistát is jelent, akkor is előnyös, mert javítani fogja a bevételeit és kiváló elkötelezettségi arányt fog elérni. Azzal, hogy az e-mail üzeneteket a célzott és releváns címekre juttatja el, csökkenti a költségeket. Emellett javítja az átkattintási statisztikáit, valamint a kampánya befektetésének megtérülését (ROI).
4. Lehetővé teszi az elidegenítési e-mail fiókok felismerését
Az eldobható e-mail címek szolgáltatói lehetővé teszik az ügyfelek számára, hogy ideiglenes e-mail címekkel küldjenek és fogadjanak üzeneteket. Az ilyen címek úgy vannak kialakítva, hogy egy adott idő elteltével önmegsemmisítőek legyenek. A szolgáltatást gyakran használják a véletlenszerű e-mail betörések, hackek, spamek és promóciós e-mailek, különösen olyan weboldalak esetében, amelyek a látogatókat regisztrációra kérik, mielőtt használnák az oldalaikat.
Marketing szempontból, mivel ezek a névtelen címek egy idő után már nem léteznek, idő-, erőfeszítés- és bevételpazarlássá válik, ha e-maileket küldünk nekik. Egy e-mail érvényesítési és ellenőrzési szolgáltatással felismerheti, hogy mely e-mail szerverek használják ezt a konfigurációt, és leállíthatja őket.
5. Az adatbiztonság biztosítása
Fontos, hogy ellenőrizze az e-mail címeket, amelyekkel megpróbál kapcsolatba lépni, és ellenőrizze azokat, amelyek megpróbálnak kapcsolatba lépni Önnel. Sok vállalkozás veszélynek teszi ki magát azzal, hogy nem ellenőrzi a kapott e-maileket. Ez a kockázat csalók és adathalászok formájában jelentkezik, akik a biztonsági rendszerükben lévő hiányosságokat próbálják kihasználni.
Az ilyen hibákkal a hackerek értékes adatokat lophatnak el a vállalatról és az ügyfelekről. Az adatokat aztán eladják, vagy saját rosszindulatú céljaik elérésére használják fel. A vállalatoknak és a magánszemélyeknek ellenőrizniük kell a gyanús e-maileket, hogy megvédjék magukat az ilyen támadásoktól és a biztonság megsértésétől.
Következtetés
A levelezési listák rendszeres ellenőrzése és hitelesítése segíthet a hibás e-mail címek, valamint a nem elkötelezett feliratkozók azonosításában. Ezután a következő kampánya előtt eltávolíthatja őket, és így jobb forgalmat bonyolíthat le.
Az e-mail hitelesítés során egy extra mérföldet teszel meg annak megerősítésére, hogy a helyes e-mail cím egy valós személyhez tartozik. Azt is biztosítja, hogy a tulajdonos aktív és elérhető az e-mail fogadására. A halott és érvénytelen címek megtartása megakadályozza, hogy elérje azokat, akiknek szüksége van a szolgáltatásaira.
