Har du någonsin haft söndagsskräck?
Den där känslan av rädsla du upplever innan arbetsveckan börjar, när du vet att din att-göra-lista är lika lång som din arm och att din sömn kommer att bli kort och oregelbunden.
Att veta att när du sätter dig på jobbet och öppnar din e-postlåda måste du konfrontera dina 808 olästa e-postmeddelanden när fler strömmar in under dagen.
Du kanske specialiserar dig på mjukvarulösningar för sjukvården, utvecklar den senaste tekniken eller effektiviserar processen för hantering av kundlivscykeln – oavsett vilken verksamhet du bedriver kan överbelastning av e-post få allvarliga konsekvenser.
Vad är överbelastning av e-post?
Alla som har en e-postadress vet hur stressande det är att se sina e-postmeddelanden staplas på hög, olästa, obesvarade, i oförminskad takt.
Bild som får användas fritt från Pexels
Överbelastning av e-post är precis vad det låter som: oförmågan att hålla koll på sin arbets- eller privata e-post – och ofta både och.
Du har för många e-postmeddelanden som kommer in och inte tillräckligt med tid för att svara. Det kan påverka både din personliga prestation och effektiviteten i ditt företag.
Svaret på detta är att nå ”inbox zero” – inte nödvändigtvis en tom inkorg, men noll olästa e-postmeddelanden, en hanterbar kommunikationsbelastning och en mycket mer organiserad inkorg.
Hur man känner igen överbelastning av e-post
Att känna igen tecknen på överbelastning av e-post är det första steget mot en nollvision för inkorgen. Så här är några saker att hålla utkik efter:
Kommunicerar ditt team på ett effektivt sätt?
Jeff har skickat tre viktiga uppföljningsmejl till Sally om deras senaste möte, men Sallys olästa mejl ligger i hundratal.
Spänningarna på arbetsplatsen blir allt högre. Sally tar allt oftare rökpauser. Projektledningen har spårat ur. Och Jeff vet fortfarandeinte vilket typsnitt han ska använda i den senaste marknadsföringskampanjen.
Låter det bekant?
Överbelastning av e-post kan hindra kommunikationen på arbetsplatsen. Om information inte sprids på ett effektivt sätt riskerar du att försena deadlines, inte veta hur du ska hantera projekt på ett effektivt sätt, skapa förvirring bland dina medarbetare och att viktiga detaljer faller mellan stolarna.
Förlorar du eller missar du viktiga meddelanden?
Förutom att hindra kommunikationen i allmänhet riskerar du att missa saker om du har en överbelastad inkorg. Skräpmejl döljer de mejl som du verkligen behöver läsa.
Nya e-postmeddelanden knuffar ner gamla e-postmeddelanden i listan i din e-postklient. När listan är tillräckligt lång, kommer du någonsin att hinna med de gamla mejlen? Tänk om de är viktiga? Tänk om de innehåller den där informationen som du har slösat bort timmar på att leta efter?
Det är alltför lätt att förbise, radera eller bli blind för nålen i höstacken, även om du har en separat mapp för dina viktigaste e-postmeddelanden.
Är din externa kommunikation lidande?
Om dina kunder ständigt väntar dagar eller veckor på ett svar från dig, eller om du får klagomål på din brist på kundservice, kan du lida av överbelastning av e-post på grund av en enorm mängd e-postmeddelanden.
Att sänka din AHT (average handle time) är avgörande för att bygga upp en bra verksamhet med återkommande service.
Överbelastning av e-post innebär att du riskerar att driva bort dina värdefulla kunder och klienter.
Kollar du mejl efter jobbet?
En bra balans mellan arbete och fritid är viktig för oss alla, även om de flesta av oss inte har en tidshanteringsstrategi eller använder appar för skärmtid.
Att gå hem för att tvångsmässigt kolla inkorgen, svara på mejl och följa upp möten är motsatsen till en bra balans mellan arbete och fritid.
Om du inte hinner med allt ovan under arbetstid och tillbringar en stor del av din lediga tid med att försöka komma ikapp, har du definitivt överbelastning av e-post.
Det finns en del ganska alarmerande statistik som visar att en dålig balans mellan arbete och privatliv kan påverka hälsa, relationer och produktivitet.
Bild hämtad från ergonomictrends.com
Detta leder oss in på hur överbelastning av e-post påverkar ditt företag
Både människor och företag är system, och överbelastade system leder till försämrad prestanda och till slut till att de går sönder.
Oavsett om du är ett företag som erbjuder e-postverifieringstjänster eller en enskild frilansare som skriver webbplatskod kan du påverkas av överbelastning av e-post.
Påverkan på anställda
Vi talade om vikten av en bra balans mellan arbete och fritid.
Överbelastning av e-post är naturligtvis inte hela sanningen, men det är en bidragande orsak till att medarbetarnas privatliv blir lidande.
Att ägna timmar om dagen åt att försöka få koll på kommunikationen, att ständigt avbryta viktiga projekt för att svara på frågor, att bläddra igenom inkorgen på lunchrasten, att svara kollegor i sängen eller att bara oroa sig för att de olästa mejlen hopar sig och veta att man måste ta itu med dem någon gång.
Detta kan döda den personliga produktiviteten och leda till utbrändhet.
Påverkan på företag
Det säger sig självt att stressade och utbrända medarbetare påverkar företaget som helhet negativt.
Om ditt företags mål är nöjda medarbetare måste du förstå hur överbelastning av e-post påverkar ditt företag och inte bara personalförmåner etc. (till exempel, hur påverkar ett väl implementerat säkerhets- och hälsoprogram att behålla medarbetare?)
E-postmeddelanden drar bort uppmärksamheten från arbetet. De bryter fokus, och det kan vara svårt att återföra fokus till viktiga uppgifter. Om dina medarbetare ägnar delar av sin arbetstid åt att gå igenom sina inkorgar arbetar de inte effektivt.
Detta kan ha en skadlig inverkan på ditt företag. Du kan gå miste om affärsmöjligheter genom att ta för lång tid på dig att svara potentiella kunder. Du kanske försenar deadlines genom att förlora viktig information. Du kanske devalverar din noggrant utformade e-postkampanj genom att fastna i att försöka hinna ikapp.
Inget av detta främjar produktiviteten, varken för den enskilde eller för företaget.
Så hur uppnår du inbox zero?
Vi har förtydligat att noll i inkorgen inte nödvändigtvis betyder noll e-postmeddelanden helt och hållet. Inbox zero är en hanterbar inkorg, och här är några beprövade tekniker för att uppnå det i ditt digitala liv.
Kommunicera på andra sätt
E-postmeddelanden är överskattade, säger vissa produktivitetsexperter.
Okej, det är inte sant. E-post är ett mirakel av modern teknik som har revolutionerat hur vi kommunicerar.
Men de har en tid och en plats, och det är inte hela tidenoch överallt. Särskilt inte när det gäller de reklammejl vi får varje dag.
Direktmeddelanden
Genom att skicka ett e-postmeddelande bekräftar du redan att din fråga inte behöver ett omedelbart svar. Direktmeddelanden är som e-postmeddelanden men snabbare och gör det möjligt att chatta fram och tillbaka när det passar var och en.
Ett sätt att undvika skräppost är att helt enkelt skicka ett Slack-meddelande istället. Det är ett av de enklaste tipsen för e-posthantering om du vill undvika att kolla din e-post flera gånger per dag.
Telefonsamtal
Om du behöver ett snabbt svar på något eller behöver prata ut om något är röstsamtal fortfarande ett av de bästa kommunikationsverktygen. Det är till och med värt att använda en fast telefonitjänst som är pålitlig och kan fungera när som helst, utan internet eller under ett strömavbrott.
Ett sätt att hålla inkorgen ren är att lyfta luren lite då och då.
Ansikte mot ansikte
Vissa saker gynnas fortfarande av interaktion ansikte mot ansikte. Att bolla idéer med ett team eller att diskutera viktig information länge kan fungera bättre med personliga möten eller videosamtal. Det är bäst att göra sig av med onödig e-post och onödiga e-postmeddelanden redan från början.
Och även om dessa möten inte är möjliga för alla (t.ex. distansarbetare) är de ett bra sätt att få lite fokustid med din personal.
Kommunicera effektivt
Blir du bombarderad med uppföljningsmejl efter ett möte?
Om så är fallet kanske dina möten inte är så produktiva som de skulle kunna vara och du kan ta några enkla steg för att åtgärda det – utan att bli en produktivitetsguru.
Planera mötena noga så att du får svar på så många frågor som möjligt och avsätt tid i slutet för följdfrågor, sammanfattningar och viktiga diskussioner.
Och när du skriver dina uppföljningsmejl, se till att de är av hög kvalitet, läsbara och innehåller nödvändig information, så att de inte slutar som skräpmejl som inte blir lästa.
Sätt upp förväntningar på svarstider
Att kommunikationen inte sker i rätt tid kan bero på att frågan är komplicerad eller att företagen arbetar i olika tidszoner.
Förutom att använda olika kanaler kan realistiska förväntningar på svar hjälpa både medarbetare och kunder att slappna av, eftersom de vet när deras e-postmeddelanden kommer att besvaras.
Du kan fastställa en policy för företagets e-post, till exempel att alla e-postmeddelanden ska bekräftas inom 24 timmar. På så sätt minskar du människors oro för att bli ignorerade, liksom lusten att hålla koll på inkorgen hela dagen. Mottagaren av e-postmeddelandet kan sedan bedöma hur lång tid det kommer att ta för dem att lösa frågan och sätta en realistisk tidsram för ett korrekt svar.
Avsändaren är trygg med att den första kontakten löses snabbt, och mottagaren har gett sig själv tillräckligt med tid för att ta itu med problemet på rätt sätt.
Avsätt tid för att hantera din inkorg
Att ständigt övervaka inkorgen kan öka pressen och stjäla din uppmärksamhet från andra uppgifter. Att ha en rörig inkorg kan tvinga dig att sortera meddelanden i timmar varje vecka.
Avsätt tid under dagen för att kontrollera din e-post, särskilt om du får en stor mängd e-post.
Det kan se olika ut beroende på person och bransch, men att schemalägga fasta tider för hantering av inkorgen kan hjälpa dig att hålla dig mer organiserad och mindre distraherad.
Försök med det första du gör på morgonen, strax före lunch och i slutet av dagen. Eller kanske fungerar det bättre för dig att ägna flera timmar i sträck åt att hantera e-postmeddelanden och resten av dagen åt andra saker.
Oavsett hur ditt schema ser ut kommer du att kunna fokusera på en sak i taget och sortera e-postlistor utan problem.
Skapa e-postmappar
E-postmappar kan vara ett förbisett verktyg i din arsenal, men de är ett bra system för att arkivera information.
Använd mappar för att organisera dina e-postmeddelanden i kategorier eller prioriteringsnivåer. När du har läst något ska du ta reda på var det hör hemma och lägga det på sin plats. Du kan till exempel använda e-postfilter och sortera ut kampanjmejl i en mapp och viktiga mejl i åtgärdsmappar som kräver omedelbar åtgärd.
Du kan till och med gå ännu längre i din organisation och ha separata e-postkonton för arbete, personliga saker, registreringar osv.
Använd automatisering
Att ställa in filter för att blockera skräp, personer eller specifika spamord i ämnesrader är en bra början.
Du kan också använda e-postautomation för att effektivisera dina inkommande och utgående e-postmeddelanden. Som att automatisera bekräftelseprocessen med ett enkelt ”vi har tagit emot ditt e-postmeddelande …” som utlöses vid en kundförfrågan. Eller e-postmallar som täcker en uppsättning vanliga frågor.
Radera, avregistrera, markera som skräppost
Var hänsynslös. Ta inga fångar i ditt e-postprogram.
Om det finns gamla, oviktiga e-postmeddelanden som du aldrig kommer att hinna med, radera dem.
Om det kommer in skräppost genom dina filter ska du markera det.
Om det finns en blogg som du brukade älska men inte längre läser, avregistrera dig från den e-postlistan.
Du försöker uppnå ”inbox zero” – viktig kommunikation som du läser, svarar på och arkiverar på ett effektivt sätt.
Nå inbox zero på nolltid
Det är möjligt att arbeta mer produktivt, kommunicera mer effektivt och lämna arbetsstressen där den hör hemma: på jobbet.
Med en grundlig vårstädning av din inkorg och några beprövade strategier för att förhindra att överbelastning av e-post smyger sig på igen kan du nå noll i inkorgen på nolltid. Allt börjar med en strategi för e-posthantering, och du kan också gå igenom dina e-postmeddelanden enkelt och snabbt.
